Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist Deutschlands Standard für strukturierte elektronische Rechnungen, basierend auf der europäischen Norm EN 16931. Anders als ein PDF, das für Menschen zum Lesen gedacht ist, ist eine XRechnung eine XML-Datei für Maschinen — Buchhaltungssysteme können sie automatisch verarbeiten, ganz ohne Abtippen.
Eine XRechnung ist nicht „ein PDF mit QR-Code“. Es ist ein bestimmtes XML-Dokument mit definierten Feldern und Regeln. Dieser Leitfaden erklärt diese Felder und zeigt, wie Sie eine gültige XRechnung erzeugen.
Wer muss die XRechnung nutzen?
Wenn Sie Waren oder Leistungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland liefern (eine B2G-Beziehung — Business to Government), müssen Sie in der Regel elektronisch als XRechnung abrechnen. Diese Pflicht gilt seit 2020 schrittweise für Bundes- und Landesbehörden.
Die E-Rechnung breitet sich zudem im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) aus. Ein Verständnis der XRechnung ist daher zunehmend nützlich, auch wenn Sie heute nicht an die öffentliche Hand fakturieren.
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist die Adresse, die den Rechnungsplattformen der öffentlichen Hand mitteilt, an welche Behörde eine XRechnung zugestellt werden soll. Der öffentliche Auftraggeber, den Sie fakturieren, gibt sie Ihnen vor — Sie denken sie sich nicht aus.
Sie gilt nur, wenn Ihr Empfänger ein öffentlicher Auftraggeber in Deutschland ist. Bei einem normalen Geschäftskunden lassen Sie das Feld leer.
Käuferreferenz, Steuerbehandlung & Pflichtfelder
Über die üblichen Rechnungsangaben hinaus muss eine XRechnung einige Felder enthalten:
- Käuferreferenz (BT-10) — Ihre Bestell- oder Auftragsnummer beim Kunden. Diese ist verpflichtend.
- Steuerliche Identifikation des Rechnungsstellers — USt-IdNr. oder Steuernummer.
- Vollständige Postanschriften beider Parteien, inklusive Land.
- Eine Steuerbehandlung: Regelbesteuerung, Kleinunternehmer-Befreiung nach §19, Nullsatz oder Reverse Charge.
- Zahlungsangaben (IBAN), damit die Rechnung bezahlt werden kann.
XRechnung erstellen — Schritt für Schritt
Folgen Sie diesen Schritten im kostenlosen Exporter. Die XML wird auf Ihrem Gerät erzeugt — nichts wird hochgeladen — und Sie erhalten ein lesbares PDF zum Mitsenden.
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Ihre Angaben und Steuer-ID eingeben
Tragen Sie Name oder Firma, die vollständige Adresse inklusive Land und entweder eine USt-IdNr. oder eine Steuernummer ein. Der Status zeigt, welche Pflichtfelder noch fehlen.
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Empfänger und Leitweg-ID hinzufügen
Geben Sie Name und vollständige Adresse Ihres Kunden ein. Ergänzen Sie Ihre Referenz beim Kunden (Bestell-/Auftragsnummer) und — bei öffentlichen Auftraggebern — die exakte Leitweg-ID.
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Nummer und Daten festlegen
Vergeben Sie eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatum und ein Fälligkeitsdatum. Ergänzen Sie ein Liefer- oder Leistungsdatum, falls es abweicht.
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Steuerbehandlung wählen
Wählen Sie Regelbesteuerung mit Satz, die Kleinunternehmer-Befreiung nach §19, Nullsatz oder Reverse Charge. Die richtige Steuerkategorie und der Befreiungshinweis werden für Sie gesetzt.
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Positionen hinzufügen
Fügen Sie je eine Zeile mit Beschreibung, Menge, Einheit und Preis hinzu. Die Einheiten verwenden die Standardcodes, die eine XRechnung erwartet (Stück, Stunde, Tag usw.).
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Zahlungsangaben ergänzen
Geben Sie Ihre IBAN (und BIC, falls vorhanden) sowie Zahlungsbedingungen ein, damit die Rechnung ohne Rückfrage bezahlt werden kann.
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XML exportieren
Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt, wird der Export freigeschaltet. Laden Sie die XRechnung-XML und ein passendes PDF herunter — beides im Browser erzeugt.
XRechnung prüfen & häufige Ablehnungen
Der Exporter prüft, ob die Pflichtfelder vorhanden sind, und erstellt ein strukturell gültiges EN-16931-/XRechnung-CII-Dokument. Vor dem Versand einer wichtigen Rechnung lohnt es sich, die Datei durch einen offiziellen Validator zu prüfen.
Die meisten Ablehnungen gehen auf wenige vermeidbare Fehler zurück:
- Eine fehlende oder falsche Leitweg-ID bei einem öffentlichen Auftraggeber.
- Keine Käuferreferenz (Bestell-/Auftragsnummer).
- Eine fehlende steuerliche Identifikation (USt-IdNr. oder Steuernummer).
- Eine unvollständige Adresse — oft fehlt das Land.
- Eine Steuerbehandlung, die nicht zu den Beträgen passt (z. B. befreit, aber ein USt-Satz ist gesetzt).
Häufige Fragen
Ist eine XRechnung dasselbe wie ein PDF?
Nein. Ein PDF ist für Menschen zum Lesen; eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei für Software. Der Exporter liefert beides — die XML zum Einreichen und ein PDF zum Mitsenden.
Brauche ich eine USt-IdNr. für eine XRechnung?
Sie brauchen entweder eine USt-IdNr. oder eine Steuernummer. Als Kleinunternehmer nach §19 ohne USt-IdNr. wählen Sie die entsprechende Behandlung und geben Ihre Steuernummer an.
Wann brauche ich eine Leitweg-ID?
Nur wenn Sie an einen öffentlichen Auftraggeber in Deutschland fakturieren. Dieser gibt die Leitweg-ID vor; verwenden Sie sie exakt. Bei normalen Geschäftskunden bleibt das Feld leer.
Funktioniert es für Kleinunternehmer (§19)?
Ja. Wählen Sie „Kleinunternehmer, umsatzsteuerbefreit (§19 UStG)“ — die Rechnung wird mit der richtigen Steuerkategorie und dem Befreiungshinweis erstellt, ganz ohne USt-Satz.
Werden meine Daten hochgeladen?
Nein. Die XRechnung-XML wird in Ihrem Browser erzeugt und von Ihrem Gerät heruntergeladen. Ihre Rechnungsdaten werden nie an einen Server gesendet.
Wird die Datei garantiert akzeptiert?
Der Exporter erstellt ein strukturell gültiges Dokument mit den Pflichtfeldern, ist aber kein vollständiger Validator. Prüfen Sie wichtige Rechnungen vor dem Versand mit dem verlinkten offiziellen Validator.