Factura electrónica y Facturae

¿Qué es Facturae?

Facturae es el formato oficial de factura electrónica en España: un fichero XML estructurado, no un PDF. La versión que utiliza la administración es la 3.2.2, y su gran ventaja es que el sistema del receptor lee cada campo —número de factura, base imponible, tipos de IVA, retención de IRPF, datos de pago— sin que nadie tenga que teclear nada a mano.

A diferencia de un PDF, que es una imagen pensada para que la lea una persona, un Facturae está pensado para que lo procese un ordenador de forma automática. Por eso se ha convertido en la pieza central de la factura electrónica tanto con las administraciones públicas como en el futuro despliegue entre empresas.

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?

Ahora mismo hay que distinguir dos escenarios muy distintos, porque no llegan a la vez ni afectan a todos por igual:

• Facturar a la Administración Pública (B2G): si emites facturas a un organismo público, el Facturae es obligatorio desde hace años y se presenta a través del punto general de entrada FACe.
• Facturar a otras empresas y autónomos (B2B): la Ley Crea y Crece extiende la factura electrónica obligatoria al ámbito privado, pero entrará en vigor de forma escalonada cuando se apruebe el reglamento que la desarrolla.

FACe y la firma electrónica XAdES

Cuando facturas a una administración, el Facturae no se envía por correo: se presenta en FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas del Estado. Ahí es clave indicar correctamente los códigos DIR3 del órgano gestor, la unidad tramitadora y la oficina contable que te facilita el propio organismo.

Además, un Facturae dirigido a la administración debe ir firmado electrónicamente con firma XAdES, que garantiza la autoría y la integridad del documento. Sin una firma válida, la plataforma rechaza la factura.

IVA e IRPF que debe recoger un Facturae

Un Facturae válido no es solo un XML bien formado: tiene que reflejar la fiscalidad correcta. Como cualquier factura española, debe desglosar la base imponible, el tipo de IVA aplicado (el 21% general y, cuando corresponda, los tipos reducidos) y la cuota resultante.

Si eres profesional autónomo y facturas a una empresa o a una administración, normalmente también aplicarás una retención de IRPF, que se resta del total a percibir. El formato Facturae contempla estos conceptos, de modo que el importe neto, el IVA repercutido y la retención quedan reflejados campo a campo.

Cómo crear un Facturae válido gratis

No necesitas un programa de contabilidad ni un portal de pago. Con este generador rellenas un formulario de factura normal y descargas el XML estructurado:

• Introduce tus datos y los de tu cliente (nombre, dirección, NIF/CIF).
• Añade la información de encaminamiento: los códigos DIR3 si facturas a una administración.
• Detalla las líneas con cantidades, precios sin IVA y el tipo de IVA correcto.
• Indica el número de factura, la fecha de emisión y la retención de IRPF si aplica.
• Descarga el Facturae en XML —y, si quieres, un PDF a juego para tu archivo.

Todo se queda en tu navegador

La mayoría de herramientas online te piden registrarte o procesan tu factura en sus servidores, a veces subiendo un PDF para convertirlo. Esta no hace ninguna de las dos cosas: el XML se construye íntegramente en tu navegador con JavaScript, y los datos de tu factura no se transmiten, almacenan ni registran.

Esto importa porque una factura contiene datos comerciales y personales: el nombre de tu cliente, lo que has cobrado, tu cuenta bancaria. Al generarla en local, esa información se queda en tu dispositivo y la herramienta nunca actúa como intermediaria entre tú y la administración.

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