Empfangen müssen, ausstellen dürfen
Bei der E-Rechnungspflicht werden zwei Dinge oft verwechselt: das Empfangen und das Ausstellen. Für Kleinunternehmer nach §19 UStG gelten hier unterschiedliche Regeln.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können — das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. In der Praxis reicht dafür bereits ein E-Mail-Postfach, über das Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei entgegennehmen und lesen können.
Vom Ausstellen strukturierter E-Rechnungen sind Kleinunternehmer dagegen befreit. Sie dürfen weiterhin einfache Rechnungen (etwa als PDF oder auf Papier) an andere Unternehmen senden. Ausstellen dürfen Sie eine E-Rechnung natürlich trotzdem — viele Geschäftskunden begrüßen das sogar.
Was §19 UStG für Ihre Rechnung bedeutet
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Das heißt: kein Steuersatz, kein Steuerbetrag und auch kein Bruttobetrag mit USt auf Ihrer Rechnung.
Damit das rechtlich sauber ist, muss die Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten. Üblich ist eine Formulierung wie „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ohne diesen Hinweis ist Ihre Rechnung unvollständig.
Was auf eine §19-Rechnung gehört
Auch ohne Umsatzsteuer gelten die Rechnungspflichtangaben nach §14 UStG. Eine vollständige Kleinunternehmer-Rechnung enthält:
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt
- Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung oder Lieferung
- Das Entgelt (Netto = Brutto, da keine USt anfällt)
- Den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG
Warum Sie trotzdem eine XRechnung senden könnten
Auch wenn Sie nicht müssen: Eine XRechnung auszustellen kann sich lohnen. Öffentliche Auftraggeber (B2G) verlangen ohnehin fast immer eine strukturierte E-Rechnung — arbeiten Sie für Behörden, ist eine XRechnung praktisch Voraussetzung.
Und ab 2027 bzw. 2028 verschiebt sich der Alltag im B2B-Bereich ohnehin Richtung E-Rechnung. Wer heute schon eine saubere XRechnung liefern kann, ist auf der sicheren Seite und wirkt gegenüber Geschäftskunden professionell.
Kostenlos eine §19-XRechnung erstellen
Mit unserem Generator erstellen Sie hier eine konforme XRechnung (XML nach EN 16931) samt gut lesbarem PDF — ganz ohne ausgewiesene Umsatzsteuer. Tragen Sie Ihre Positionen ein, hinterlegen Sie den §19-Hinweis, und die Datei enthält keine USt.
Alles läuft zu 100% lokal in Ihrem Browser: nichts wird hochgeladen, es gibt kein Konto und kein Wasserzeichen. Wichtig zur Ehrlichkeit: Das Tool erzeugt die XRechnung-XML und ein PDF — es ist keine Versandplattform und übermittelt nichts an ein Portal oder eine Behörde. Den Versand (z. B. per E-Mail) übernehmen Sie selbst.
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer ab 2025 E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind vom Ausstellen strukturierter E-Rechnungen befreit. Sie müssen E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 empfangen können.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht im inländischen B2B gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen — auch für Kleinunternehmer. In der Regel genügt dafür ein E-Mail-Postfach.
Darf ich als Kleinunternehmer trotzdem eine XRechnung ausstellen?
Ja. Sie dürfen freiwillig eine XRechnung ausstellen. Das ist besonders sinnvoll bei öffentlichen Auftraggebern oder Geschäftskunden, die eine strukturierte E-Rechnung wünschen.
Wird auf einer §19-Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen?
Nein. Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss die Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG enthalten, etwa „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Reicht eine einfache PDF als E-Rechnung aus?
Nein. Seit 2025 gilt eine einfache PDF nur als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 8 Jahre (§14b UStG, GoBD). Sie wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre verkürzt.