XRechnung kurz erklärt
Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung in einem festgelegten, strukturierten Datenformat. Technisch handelt es sich um eine reine XML-Datei, deren Inhalte der europäischen Norm EN 16931 folgen. XRechnung ist der offizielle deutsche Standard (CIUS) dieser Norm und wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt.
Der entscheidende Punkt: Eine XRechnung ist nicht für das menschliche Auge gedacht, sondern für die automatische Verarbeitung durch Software. Alle Angaben — Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze, Beträge — stehen in klar definierten Datenfeldern, die ein Buchhaltungssystem direkt einlesen kann.
Warum eine XRechnung kein PDF ist
Eine klassische PDF-Rechnung ist im Grunde ein digitales Abbild eines Papierdokuments: Ein Mensch kann sie lesen, eine Maschine aber nur mühsam auswerten. Seit 2025 gilt eine einfache PDF umsatzsteuerlich nur noch als „sonstige Rechnung“ — sie ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Die XRechnung dreht das um: Im Mittelpunkt stehen strukturierte Daten, die jedes Empfängersystem ohne Zutippen weiterverarbeiten kann. Das reduziert Erfassungsfehler, beschleunigt die Prüfung und macht die Zahlung planbarer.
- PDF-Rechnung: für Menschen lesbar, für Maschinen schwer auswertbar — seit 2025 keine E-Rechnung mehr.
- XRechnung: strukturiertes XML nach EN 16931, automatisch verarbeitbar, gesetzeskonform als E-Rechnung.
- ZUGFeRD: hybrides Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) — erfüllt ebenfalls EN 16931, ist aber ein anderer Standard als XRechnung.
Wer braucht eine XRechnung?
Die XRechnung ist primär für den Bereich B2G gedacht — also für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Behörden, Ministerien oder kommunale Einrichtungen. Wer an die öffentliche Verwaltung fakturiert, muss in der Regel eine XRechnung stellen.
Im inländischen B2B-Geschäft gilt seit dem 1. Januar 2025 die Empfangspflicht: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt — ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 1. Januar 2028 für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen. Im B2B ist neben der XRechnung auch das hybride Format ZUGFeRD verbreitet.
Leitweg-ID und Käuferreferenz (BT-10)
Damit eine XRechnung beim richtigen öffentlichen Empfänger ankommt, brauchen Sie meist eine Leitweg-ID. Das ist eine eindeutige Adressierungs- bzw. Routing-Nummer, die Ihnen der öffentliche Auftraggeber vorgibt. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung im internen System der Behörde der zuständigen Stelle zugeordnet wird.
Formal wird die Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz (BT-10, „Buyer reference“) eingetragen. Dieses Feld ist in der XRechnung ein Pflichtfeld — fehlt es oder ist es falsch, wird die Rechnung häufig abgewiesen. Verwenden Sie deshalb immer exakt die Angabe, die Ihr Auftraggeber nennt.
Aktuelle Version: XRechnung 3.0.2
Der XRechnung-Standard wird regelmäßig weiterentwickelt. Die aktuell gültige Version ist 3.0.2; eine neue Hauptversion (XRechnung 4.0) ist für Mitte bis Ende 2026 angekündigt. Für Ausstellende bedeutet das vor allem: Eine erzeugte XML-Datei sollte gegen die geltende EN-16931- und XRechnung-Spezifikation validiert sein.
Ob eine XRechnung „gültig“ ist, hängt nicht vom Aussehen ab, sondern davon, dass alle Pflichtfelder korrekt gefüllt sind und die Datei den Schema- und Schematron-Prüfungen standhält. Genau darauf kommt es beim Erstellen an.
XRechnung kostenlos im Browser erstellen
Sie brauchen keine teure Software und keinen Steuerberater, um eine gültige XRechnung zu erzeugen. Mit unserem kostenlosen Generator geben Sie Ihre Rechnungsdaten in ein einfaches Formular ein und erhalten eine valide XRechnung-XML nach EN 16931 sowie ein gut lesbares PDF.
Wichtig und ehrlich gesagt: Das Werkzeug erstellt die Datei — es ist kein Versandportal. Es übermittelt Ihre Rechnung nicht an eine Behörde und an keine Plattform. Sie laden die fertige XRechnung selbst herunter und reichen sie über den vom Auftraggeber vorgegebenen Weg ein.
Häufige Fragen
Was ist eine XRechnung einfach erklärt?
Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung als strukturierte XML-Datei nach der Norm EN 16931. Sie enthält alle Rechnungsangaben in maschinenlesbaren Datenfeldern, sodass Empfängersysteme sie automatisch verarbeiten können — anders als ein PDF, das nur für Menschen lesbar ist.
Ist eine PDF-Rechnung eine XRechnung?
Nein. Eine einfache PDF gilt seit 2025 nur als „sonstige Rechnung“ und ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine XRechnung ist strukturiertes XML nach EN 16931. Auch ein PDF mit eingebetteten Daten (ZUGFeRD) ist ein anderes Format als die reine XRechnung.
Wer muss eine XRechnung ausstellen?
Vor allem, wer an öffentliche Auftraggeber (B2G) fakturiert. Im inländischen B2B gilt die Ausstellungspflicht gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Empfangen können muss E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen.
Was ist die Leitweg-ID und wo steht sie?
Die Leitweg-ID ist eine Routing-Nummer, die öffentliche Auftraggeber vergeben, damit die Rechnung intern korrekt zugeordnet wird. Sie wird im Pflichtfeld Käuferreferenz (BT-10) eingetragen. Verwenden Sie immer genau die ID, die Ihr Auftraggeber vorgibt.
Welche Version der XRechnung ist aktuell?
Aktuell gilt Version 3.0.2. Eine neue Hauptversion (XRechnung 4.0) ist für Mitte bis Ende 2026 angekündigt. Entscheidend ist, dass Ihre XML-Datei den geltenden Schema- und Schematron-Prüfungen der EN 16931 standhält.
Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?
Ja. Mit unserem Generator erstellen Sie eine valide XRechnung-XML plus ein lesbares PDF — kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen, komplett lokal im Browser. Das Tool erzeugt die Datei; es versendet sie nicht an Behörden oder Portale.