Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz und §14 UStG
Die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft ergibt sich aus §14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Die konkrete Umsetzung regeln die BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025.
Kern der Neuregelung: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — nicht jedes elektronische Dokument. Formate wie XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) erfüllen diese Norm.
Der Zeitplan: 2025, 2027 und 2028
Die Pflicht wird in Stufen eingeführt. Entscheidend ist die Trennung zwischen dem Empfangen und dem Ausstellen von E-Rechnungen:
- Seit 1. Januar 2025 — Empfangspflicht: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Stufe gilt bereits jetzt für alle.
- Ab 1. Januar 2027 — Ausstellungspflicht für größere Unternehmen: Wer im Vorjahr (2026) einen Umsatz über 800.000 € hatte, muss E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028 — Ausstellungspflicht für alle: Danach müssen alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, unabhängig vom Umsatz.
Warum eine einfache PDF keine E-Rechnung mehr ist
Seit 2025 gilt eine klassische PDF-Rechnung nur noch als „sonstige Rechnung“. Sie enthält keine maschinenlesbaren, strukturierten Daten nach EN 16931 und erfüllt die E-Rechnungspflicht daher nicht.
Für den Empfang einer echten E-Rechnung brauchen Sie ein strukturiertes Format wie XRechnung. Diese Website erstellt eine gültige XRechnung (XML nach EN 16931) samt lesbarer PDF — vollständig lokal in Ihrem Browser.
Ausnahmen: Kleinbeträge, Fahrausweise und Kleinunternehmer
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Es gibt klar geregelte Ausnahmen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (Bruttobetrag) sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.
- Fahrausweise gelten ebenfalls als Ausnahme.
- Kleinunternehmer nach §19 UStG sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit — sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter die Pflicht.
Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre
E-Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden (§14b UStG, GoBD). Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Wichtig: Aufzubewahren ist der strukturierte XML-Datensatz in seinem ursprünglichen Format, revisionssicher und unveränderbar. Eine ausgedruckte oder als PDF gespeicherte Ansicht genügt allein nicht.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit. Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen und verarbeiten können — diese Empfangspflicht gilt seit 2025 auch für Sie.
Zählt eine PDF-Rechnung noch als gültige Rechnung?
Für den B2B-Bereich gilt eine einfache PDF seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Ihr fehlt der strukturierte Datensatz nach EN 16931. Gegenüber Privatpersonen bleibt die PDF zulässig.
Gibt es Ausnahmen von der Pflicht?
Ja. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise sowie Rechnungen an Privatpersonen (B2C). Kleinunternehmer sind zudem vom Ausstellen befreit.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre (§14b UStG). Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt. Aufzubewahren ist der ursprüngliche XML-Datensatz, revisionssicher.
Kann ich mit diesem Tool E-Rechnungen versenden?
Nein. Das Tool erstellt eine gültige XRechnung (XML nach EN 16931) und eine lesbare PDF — vollständig lokal in Ihrem Browser. Es ist keine Versandplattform und übermittelt nichts an Behörden oder Portale. Den Versand übernehmen Sie selbst, etwa per E-Mail.