Was beide Formate gemeinsam haben
XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenten, sondern zwei Wege zum selben Ziel: Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten damit als vollwertige elektronische Rechnung im Sinne des deutschen Umsatzsteuerrechts.
Eine einfache PDF ist seit 2025 dagegen nur noch eine „sonstige Rechnung“ und keine E-Rechnung mehr. Entscheidend ist bei beiden Formaten der strukturierte, maschinenlesbare Datensatz im XML — nicht das schöne Layout.
XRechnung: reines XML, primär für Behörden
Die XRechnung ist ein reines XML-Format nach EN 16931. Sie enthält ausschließlich strukturierte Daten und kein sichtbares Rechnungsbild — ein Mensch liest sie erst, wenn eine Software das XML aufbereitet.
Sie ist der Standard im Bereich B2G, also bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Aktuell gilt die Version 3.0.2; die XRechnung 4.0 ist für Mitte/Ende 2026 angekündigt.
- Format: reines XML (kein PDF-Bild)
- Typischer Einsatz: B2G — Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber
- Häufig erforderlich: eine Leitweg-ID; die Käuferreferenz (BT-10) ist Pflicht
- Aktuelle Version: 3.0.2
ZUGFeRD: hybrides PDF mit eingebettetem XML
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3, in die zusätzlich ein EN-16931-konformes XML eingebettet ist. Sie erhalten also eine Datei, die Menschen als gewohntes PDF lesen und Maschinen zugleich als strukturierten Datensatz verarbeiten können.
Dieses „zwei in einem“-Prinzip macht ZUGFeRD im B2B weiter verbreitet, weil der Empfänger auch ohne spezielle Software zumindest das Rechnungsbild sieht. Aktuell gilt die Version 2.4 (seit Januar 2026).
- Format: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (hybrid)
- Typischer Einsatz: B2B — Rechnungen zwischen Unternehmen
- Vorteil: für Menschen les- und für Maschinen verarbeitbar in einer Datei
- Aktuelle Version: 2.4
Wann brauche ich welches Format?
Die Faustregel richtet sich nach dem Empfänger und dessen Vorgaben. Fragen Sie im Zweifel immer Ihren Auftraggeber, welches Format er verlangt — im öffentlichen Bereich ist das oft ausdrücklich geregelt.
- Rechnung an eine Behörde / öffentlichen Auftraggeber (B2G) → in der Regel XRechnung, häufig mit Leitweg-ID
- Rechnung an ein Unternehmen (B2B) → ZUGFeRD ist verbreitet, eine XRechnung ist aber ebenso zulässig
- Empfangspflicht: Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen beider Formate empfangen können
- Beide Formate sind rechtlich gleichwertig — beide erfüllen EN 16931
Was dieses Tool erstellt — und was nicht
Damit Sie ehrlich planen können: Dieses Tool erzeugt eine XRechnung als XML-Datei nach EN 16931 sowie eine gut lesbare PDF — alles zu 100 % lokal in Ihrem Browser. Es werden keine Daten hochgeladen.
Ein ZUGFeRD-Dokument (also eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML) erstellt das Tool derzeit nicht. Wenn Ihr Empfänger ausdrücklich ZUGFeRD verlangt, benötigen Sie dafür ein anderes Werkzeug.
Häufige Fragen
Ist XRechnung oder ZUGFeRD „besser“?
Keines ist grundsätzlich besser — beide erfüllen EN 16931 und sind gleichwertig. Es kommt auf den Empfänger an: Behörden verlangen meist XRechnung, im B2B ist ZUGFeRD verbreitet, dort ist aber auch XRechnung zulässig.
Was ist der wichtigste Unterschied?
Das Format. XRechnung ist reines XML ohne sichtbares Rechnungsbild. ZUGFeRD ist eine PDF/A-3, in die zusätzlich ein XML eingebettet ist — also für Menschen und Maschinen zugleich lesbar.
Muss ich beide Formate empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — unabhängig davon, ob sie als XRechnung oder als ZUGFeRD ankommen.
Erstellt dieses Tool eine ZUGFeRD-Datei?
Nein. Das Tool erzeugt aktuell eine XRechnung als XML nach EN 16931 sowie eine lesbare PDF, komplett im Browser. Eine hybride ZUGFeRD-PDF wird derzeit nicht erzeugt.
Welche Version ist jeweils aktuell?
Bei XRechnung ist es die Version 3.0.2 (die 4.0 ist für Mitte/Ende 2026 angekündigt). Bei ZUGFeRD ist es die Version 2.4, gültig seit Januar 2026.
Sendet das Tool meine Rechnung an eine Behörde?
Nein. Es ist keine Versandplattform und keine zertifizierte Übermittlungsstelle. Es erstellt die Datei lokal in Ihrem Browser — den Versand an Empfänger oder Portale übernehmen Sie selbst.