¿Qué es la XRechnung?
La XRechnung es el estándar alemán de factura electrónica estructurada, basado en la norma europea EN 16931. A diferencia de un PDF, pensado para que lo lea una persona, una XRechnung es un archivo XML pensado para que lo lea una máquina — de modo que los sistemas de contabilidad puedan procesarlo automáticamente, sin volver a teclear nada.
Una XRechnung no es «un PDF con un código QR». Es un documento XML concreto con campos y reglas definidos. Esta guía explica esos campos y te muestra cómo producir una válida.
¿Quién debe usar la XRechnung?
Si suministras bienes o servicios a administraciones públicas alemanas (una relación B2G — de empresa a administración), por lo general estás obligado a facturarles electrónicamente como XRechnung. Esta obligación se ha ido implantando en organismos federales y regionales desde 2020.
La factura electrónica también se está extendiendo al comercio entre empresas (B2B) en Alemania, así que entender la XRechnung resulta cada vez más útil aunque hoy no factures al sector público.
¿Qué es un Leitweg-ID?
El Leitweg-ID (ID de enrutamiento) es la dirección que indica a las plataformas de facturación del sector público alemán a qué administración debe entregarse una XRechnung. Te lo facilita el organismo público al que facturas — no es algo que inventes tú.
Solo se aplica cuando tu comprador es una administración pública alemana. Para un cliente empresarial normal, puedes dejarlo en blanco.
Referencia del comprador, tratamiento fiscal y campos obligatorios
Más allá de los datos habituales de una factura, una XRechnung tiene algunos campos que deben estar presentes:
- Referencia del comprador (BT-10) — tu número de pedido con el cliente. Es obligatorio.
- Identificación fiscal del emisor — un número de IVA (VAT) o un número fiscal.
- Direcciones postales completas de ambas partes, incluido el país.
- Un tratamiento fiscal para la factura: IVA estándar, la exención de pequeña empresa del §19, tipo cero o inversión del sujeto pasivo (reverse charge).
- Datos de pago (IBAN) para que la factura pueda cobrarse realmente.
Cómo crear una XRechnung, paso a paso
Sigue estos pasos en el exportador gratuito. El XML se crea en tu dispositivo — no se sube nada — y obtienes un PDF legible para enviarlo junto a él.
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Introduce tus datos de emisor y tu identificación fiscal
Añade tu nombre o empresa, la dirección completa incluido el país, y un número de IVA o un número fiscal. El panel de estado en vivo muestra qué campos obligatorios siguen faltando.
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Añade el comprador y el Leitweg-ID
Introduce el nombre y la dirección completa de tu cliente. Añade tu referencia con el cliente (el número de pedido) y, si es una administración pública alemana, el Leitweg-ID exacto que te haya dado.
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Define el número y las fechas
Asigna a la factura un número, una fecha de emisión y una fecha de vencimiento. Añade una fecha de entrega o de servicio si difiere de la fecha de emisión.
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Elige tu tratamiento fiscal
Escoge IVA estándar y un tipo, o la exención de pequeña empresa del §19, tipo cero o inversión del sujeto pasivo. La categoría fiscal correcta y cualquier nota de exención se establecen automáticamente.
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Añade tus conceptos
Añade una fila por cada concepto con descripción, cantidad, unidad y precio. Las unidades usan los códigos estándar que espera una XRechnung (pieza, hora, día, etc.).
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Añade los datos de pago
Introduce tu IBAN (y el BIC si lo tienes) y cualquier condición de pago, para que la factura pueda cobrarse sin un correo de seguimiento.
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Exporta el XML
Cuando estén todos los campos obligatorios, se desbloquea el botón de exportar. Descarga el XML de XRechnung y un PDF a juego — ambos generados en tu navegador.
Validar tu XRechnung y rechazos habituales
El exportador comprueba que los campos obligatorios están presentes y construye un documento EN 16931 / XRechnung CII estructuralmente válido. Antes de enviar una factura importante, conviene pasar el archivo por un validador oficial para una verificación de conformidad completa.
La mayoría de los rechazos se reducen a un puñado de errores evitables:
- Un Leitweg-ID ausente o incorrecto para un comprador del sector público.
- Falta la referencia del comprador (número de pedido).
- Falta la identificación fiscal del emisor (número de IVA o número fiscal).
- Una dirección incompleta — a menudo falta el país.
- Un tratamiento fiscal que no concuerda con los importes (p. ej. exento pero con un tipo de IVA aún fijado).
Preguntas frecuentes
¿Una XRechnung es lo mismo que una factura en PDF?
No. Un PDF está pensado para que lo lean personas; una XRechnung es un archivo XML estructurado pensado para que lo lea el software. El exportador te da ambos — el XML para presentar y un PDF para enviar junto a él.
¿Necesito un número de IVA para crear una XRechnung?
Necesitas un número de IVA o un número fiscal. Si eres una pequeña empresa del §19 sin número de IVA, elige el tratamiento fiscal de pequeña empresa e indica tu número fiscal en su lugar.
¿Cuándo necesito un Leitweg-ID?
Solo cuando facturas a una administración pública alemana. Ellos facilitan el ID de enrutamiento; úsalo exactamente como te lo den. Para un cliente empresarial normal, déjalo en blanco.
¿Funciona para pequeñas empresas del §19 (Kleinunternehmer)?
Sí. Elige el tratamiento «pequeña empresa, exenta de IVA (§19 UStG)» y la factura se construye con la categoría fiscal correcta y la nota de exención — sin necesidad de tipo de IVA.
¿Se sube mi información a algún sitio?
No. El XML de XRechnung se ensambla en tu navegador y se descarga desde tu dispositivo. Los datos de tu factura nunca se envían a un servidor — ni al nuestro ni al de nadie.
¿Está garantizado que el archivo se acepte?
El exportador construye un documento estructuralmente válido que cubre los campos obligatorios, pero no es un validador completo. Pasa las facturas importantes por el validador oficial enlazado antes de enviar.