O que é a XRechnung?
A XRechnung é o padrão da Alemanha para faturas eletrónicas estruturadas, baseado na norma europeia EN 16931. Ao contrário de um PDF, feito para ser lido por uma pessoa, uma XRechnung é um ficheiro XML feito para ser lido por uma máquina — para que os sistemas de contabilidade a possam processar automaticamente, sem qualquer reintrodução manual.
Uma XRechnung não é «um PDF com um código QR». É um documento XML específico com campos e regras definidos. Este guia explica esses campos e mostra-lhe como produzir uma XRechnung válida.
Quem tem de usar a XRechnung?
Se fornece bens ou serviços a entidades públicas alemãs (uma relação B2G — empresa para administração), é geralmente obrigado a faturá-las eletronicamente como XRechnung. Esta obrigação tem vindo a ser implementada nos organismos federais e estaduais desde 2020.
A fatura eletrónica está também a expandir-se para o comércio entre empresas (B2B) na Alemanha, pelo que compreender a XRechnung é cada vez mais útil, mesmo que hoje não fature ao setor público.
O que é uma Leitweg-ID?
A Leitweg-ID (ID de encaminhamento) é o endereço que indica às plataformas de faturação do setor público alemão a que entidade uma XRechnung deve ser entregue. A entidade pública que está a faturar fornece-lha — não é algo que invente.
Só se aplica quando o seu destinatário é uma entidade pública alemã. Para um cliente empresarial normal, pode deixá-la em branco.
Referência do comprador, tratamento fiscal e campos obrigatórios
Para além dos dados habituais da fatura, uma XRechnung tem alguns campos que têm de estar presentes:
- Referência do comprador (BT-10) — o seu número de encomenda ou de ordem de compra junto ao cliente. É obrigatória.
- Identificador fiscal do emissor — um número de IVA ou um NIF.
- Moradas postais completas de ambas as partes, incluindo o país.
- Um tratamento fiscal para a fatura: IVA normal, a isenção de pequena empresa do §19 UStG, taxa zero ou autoliquidação (Reverse Charge).
- Dados de pagamento (IBAN) para que a fatura possa efetivamente ser paga.
Como criar uma XRechnung, passo a passo
Siga estes passos no exportador gratuito. O XML é criado no seu dispositivo — nada é enviado — e obtém um PDF legível para enviar em conjunto.
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Introduza os seus dados de emissor e o identificador fiscal
Adicione o seu nome ou empresa, a morada completa incluindo o país e um número de IVA ou um NIF. O painel de estado ao vivo mostra que campos obrigatórios ainda faltam.
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Adicione o destinatário e a Leitweg-ID
Introduza o nome e a morada completa do seu cliente. Acrescente a sua referência junto ao cliente (o número de encomenda/ordem de compra) e, se for uma entidade pública alemã, a Leitweg-ID exata que lhe forneceu.
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Defina o número e as datas
Atribua um número à fatura, uma data de emissão e uma data de vencimento. Acrescente uma data de entrega ou de serviço se for diferente da data de emissão.
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Escolha o tratamento fiscal
Escolha IVA normal com uma taxa, ou a isenção de pequena empresa do §19 UStG, taxa zero ou autoliquidação. A categoria fiscal correta e a eventual nota de isenção são preenchidas automaticamente para si.
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Adicione os seus itens
Adicione uma linha para cada item com descrição, quantidade, unidade e preço. As unidades usam os códigos padrão que uma XRechnung espera (unidade, hora, dia e assim por diante).
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Acrescente os dados de pagamento
Introduza o seu IBAN (e o BIC, se o tiver) e eventuais condições de pagamento, para que a fatura possa ser paga sem um e-mail de seguimento.
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Exporte o XML
Quando todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos, o botão de exportação é desbloqueado. Transfira o XML da XRechnung e um PDF a condizer — ambos gerados no seu navegador.
Validar a sua XRechnung e rejeições comuns
O exportador verifica que os campos obrigatórios estão presentes e cria um documento CII EN 16931 / XRechnung estruturalmente válido. Antes de enviar uma fatura importante, vale a pena passar o ficheiro por um validador oficial para uma verificação de conformidade completa.
A maioria das rejeições resume-se a um punhado de erros evitáveis:
- Uma Leitweg-ID em falta ou incorreta para um destinatário do setor público.
- Ausência de referência do comprador (número de encomenda/ordem de compra).
- Um identificador fiscal do emissor em falta (número de IVA ou NIF).
- Uma morada incompleta — muitas vezes falta o país.
- Um tratamento fiscal que não corresponde aos valores (p. ex. isento mas com uma taxa de IVA ainda definida).
Perguntas frequentes
A XRechnung é o mesmo que uma fatura em PDF?
Não. Um PDF é feito para as pessoas lerem; uma XRechnung é um ficheiro XML estruturado feito para o software ler. O exportador dá-lhe os dois — o XML para submeter e um PDF para enviar em conjunto.
Preciso de um número de IVA para criar uma XRechnung?
Precisa de um número de IVA ou de um NIF. Se é uma pequena empresa do §19 sem número de IVA, escolha o tratamento fiscal de pequena empresa e indique antes o seu NIF.
Quando preciso de uma Leitweg-ID?
Apenas quando fatura a uma entidade pública alemã. É ela que fornece a ID de encaminhamento; use-a exatamente como indicada. Para um cliente empresarial normal, deixe-a em branco.
Funciona para o Kleinunternehmer do §19?
Sim. Escolha o tratamento «pequena empresa, isenta de IVA (§19 UStG)» e a fatura é criada com a categoria fiscal correta e a nota de isenção — sem necessidade de taxa de IVA.
Os meus dados são enviados para algum lado?
Não. O XML da XRechnung é montado no seu navegador e transferido do seu dispositivo. Os dados da sua fatura nunca são enviados a um servidor — nosso ou de quem quer que seja.
O ficheiro tem aceitação garantida?
O exportador cria um documento estruturalmente válido que cobre os campos obrigatórios, mas não é um validador completo. Passe as faturas importantes pelo validador oficial ligado antes de enviar.