Qu’est-ce que la XRechnung ?
La XRechnung est la norme allemande de facture électronique structurée, fondée sur la norme européenne EN 16931. Contrairement à un PDF, conçu pour être lu par un humain, une XRechnung est un fichier XML conçu pour être lu par une machine — les systèmes comptables peuvent ainsi la traiter automatiquement, sans ressaisie manuelle.
Une XRechnung n’est pas « un PDF avec un code QR ». C’est un document XML précis, avec des champs et des règles définis. Ce guide explique ces champs et vous montre comment en produire une valide.
Qui doit utiliser la XRechnung ?
Si vous fournissez des biens ou des services à des administrations publiques allemandes (une relation B2G — de l’entreprise vers l’administration), vous êtes en général tenu de les facturer par voie électronique sous forme de XRechnung. Cette obligation se déploie progressivement au niveau fédéral et régional depuis 2020.
La facturation électronique s’étend également au commerce entre entreprises (B2B) en Allemagne : comprendre la XRechnung est donc de plus en plus utile, même si vous ne facturez pas aujourd’hui le secteur public.
Qu’est-ce qu’un Leitweg-ID ?
Le Leitweg-ID (identifiant de routage) est l’adresse qui indique aux plateformes de facturation du secteur public allemand à quelle administration une XRechnung doit être remise. L’organisme public que vous facturez vous le communique — ce n’est pas quelque chose que vous inventez.
Il ne s’applique que lorsque votre client est une administration publique allemande. Pour un client professionnel ordinaire, vous pouvez le laisser vide.
Référence de l’acheteur, traitement fiscal et champs obligatoires
Au-delà des informations habituelles d’une facture, une XRechnung comporte quelques champs qui doivent être présents :
- Référence de l’acheteur (BT-10) — votre numéro de commande ou de bon de commande chez le client. Elle est obligatoire.
- Identifiant fiscal de l’émetteur — un numéro de TVA ou un numéro fiscal.
- Adresses postales complètes des deux parties, y compris le pays.
- Un traitement fiscal pour la facture : IVA standard, l’exonération petite entreprise §19, le taux zéro ou l’autoliquidation (Reverse Charge).
- Les coordonnées de paiement (IBAN) pour que la facture puisse effectivement être réglée.
Comment créer une XRechnung, étape par étape
Suivez ces étapes dans l’exportateur gratuit. Le XML est construit sur votre appareil — rien n’est envoyé — et vous obtenez un PDF lisible à envoyer avec.
-
Saisissez vos coordonnées d’émetteur et votre identifiant fiscal
Ajoutez votre nom ou entreprise, votre adresse complète avec le pays, et soit un numéro de TVA, soit un numéro fiscal. Le panneau de statut en direct indique quels champs obligatoires manquent encore.
-
Ajoutez le destinataire et le Leitweg-ID
Saisissez le nom et l’adresse complète de votre client. Ajoutez votre référence chez le client (le numéro de commande/bon de commande) et, s’il s’agit d’une administration publique allemande, le Leitweg-ID exact qu’il vous a donné.
-
Renseignez le numéro et les dates
Attribuez à la facture un numéro, une date d’émission et une échéance. Ajoutez une date de livraison ou de prestation si elle diffère de la date d’émission.
-
Choisissez votre traitement fiscal
Sélectionnez l’IVA standard avec un taux, ou l’exonération petite entreprise §19, le taux zéro ou l’autoliquidation. La bonne catégorie fiscale et l’éventuelle mention d’exonération sont renseignées pour vous.
-
Ajoutez vos lignes de prestation
Ajoutez une ligne par prestation avec une description, une quantité, une unité et un tarif. Les unités utilisent les codes standard attendus par une XRechnung (pièce, heure, jour, etc.).
-
Ajoutez les coordonnées de paiement
Saisissez votre IBAN (et le BIC si vous l’avez) ainsi que les conditions de paiement, pour que la facture puisse être réglée sans relance par e-mail.
-
Exportez le XML
Une fois tous les champs obligatoires remplis, le bouton d’export se débloque. Téléchargez le XML XRechnung et un PDF assorti — tous deux générés dans votre navigateur.
Valider votre XRechnung et les rejets courants
L’exportateur vérifie que les champs obligatoires sont présents et construit un document EN 16931 / XRechnung CII structurellement valide. Avant d’envoyer une facture importante, il vaut la peine de passer le fichier par un validateur officiel pour un contrôle de conformité complet.
La plupart des rejets se résument à quelques erreurs évitables :
- Un Leitweg-ID manquant ou incorrect pour un acheteur du secteur public.
- Pas de référence de l’acheteur (numéro de commande/bon de commande).
- Un identifiant fiscal de l’émetteur manquant (numéro de TVA ou numéro fiscal).
- Une adresse incomplète — souvent un pays manquant.
- Un traitement fiscal qui ne correspond pas aux montants (par ex. exonéré mais un taux d’IVA est tout de même renseigné).
Questions fréquentes
Une XRechnung est-elle la même chose qu’une facture PDF ?
Non. Un PDF est fait pour être lu par des personnes ; une XRechnung est un fichier XML structuré fait pour être lu par un logiciel. L’exportateur vous donne les deux — le XML à déposer et un PDF à envoyer avec.
Ai-je besoin d’un numéro de TVA pour créer une XRechnung ?
Il vous faut soit un numéro de TVA, soit un numéro fiscal. Si vous êtes une petite entreprise §19 sans numéro de TVA, choisissez le traitement fiscal petite entreprise et indiquez votre numéro fiscal à la place.
Quand ai-je besoin d’un Leitweg-ID ?
Uniquement lorsque vous facturez une administration publique allemande. Elle fournit l’identifiant de routage ; utilisez-le exactement tel qu’il vous est donné. Pour un client professionnel ordinaire, laissez-le vide.
Cela fonctionne-t-il pour les Kleinunternehmer §19 ?
Oui. Choisissez le traitement « petite entreprise, exonérée de TVA (§19 UStG) » et la facture est construite avec la bonne catégorie fiscale et la mention d’exonération — aucun taux de TVA requis.
Mes données sont-elles envoyées quelque part ?
Non. Le XML XRechnung est assemblé dans votre navigateur et téléchargé depuis votre appareil. Les données de votre facture ne sont jamais envoyées à un serveur — le nôtre ou celui de quiconque.
Le fichier est-il garanti d’être accepté ?
L’exportateur construit un document structurellement valide couvrant les champs obligatoires, mais ce n’est pas un validateur complet. Passez les factures importantes par le validateur officiel lié avant l’envoi.