Pflichtangaben nach §14 UStG
Jede Handwerkerrechnung muss die gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Fehlt eine Angabe, kann der Vorsteuerabzug Ihres gewerblichen Kunden gefährdet sein — und bei Privatkunden im schlimmsten Fall der Steuerbonus.
Achten Sie darauf, dass diese Angaben vollständig und gut lesbar auf der Rechnung stehen:
- Vollständiger Name und Anschrift beider Parteien (Handwerksbetrieb und Kunde)
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt (z. B. Datum der Fertigstellung)
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung sowie der gelieferten Materialien
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag — bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Material- und Arbeits-/Lohnkosten getrennt ausweisen
Der wichtigste Punkt bei Rechnungen an Privatkunden: Weisen Sie Material- und Arbeits-/Lohnkosten getrennt aus. Nur so kann Ihr Privatkunde die Handwerkerleistung steuerlich geltend machen.
Nach §35a EStG dürfen Privatkunden 20 % der Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten (maximal 1.200 € pro Jahr) direkt von der Steuerschuld abziehen — aber nur den Lohnanteil, niemals das Material. Steht auf Ihrer Rechnung nur eine Gesamtsumme, erkennt das Finanzamt den Bonus nicht an.
Anfahrt und Umsatzsteuer korrekt ausweisen
Anfahrtskosten zählen zu den begünstigten Arbeitskosten nach §35a EStG. Führen Sie die Anfahrt daher als eigene Position im Lohnkostenblock auf — nicht im Material.
Die Umsatzsteuer weisen Sie auf jede Position getrennt aus. In der Regel gelten 19 % Regelsteuersatz; nennen Sie Netto-Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag klar, damit die Trennung von Lohn und Material auch nach Umsatzsteuer nachvollziehbar bleibt.
Aufbewahrungshinweis für Privatkunden
Erbringen Sie eine Leistung an oder für ein Grundstück eines Privatkunden, sind Sie verpflichtet, auf der Rechnung auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. Der Privatkunde muss die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren.
Ein kurzer Satz genügt, etwa: „Bewahren Sie diese Rechnung aus steuerlichen Gründen zwei Jahre auf.“ Für Ihren eigenen Betrieb gilt weiterhin die geschäftliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§14b UStG).
E-Rechnung im Handwerk: was ab wann gilt
Rechnungen an Privatkunden dürfen Sie weiterhin als PDF oder auf Papier ausstellen — die E-Rechnungspflicht betrifft nur den inländischen B2B-Bereich. Arbeiten Sie für Gewerbekunden, sollten Sie die Fristen kennen.
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Sie sie ab dem 1. Januar 2027 (bei über 800.000 € Vorjahresumsatz), spätestens ab dem 1. Januar 2028 für alle. Eine einfache PDF gilt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung.
Häufige Fragen
Warum muss ich Material und Lohnkosten getrennt ausweisen?
Weil Ihr Privatkunde nach §35a EStG nur den Lohnanteil (Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten) steuerlich absetzen kann — 20 %, maximal 1.200 € pro Jahr. Ohne getrennten Ausweis erkennt das Finanzamt den Bonus nicht an.
Zählt die Anfahrt zu den begünstigten Kosten?
Ja. Anfahrtskosten gehören zu den nach §35a EStG begünstigten Arbeitskosten. Führen Sie sie als eigene Position im Lohnkostenblock auf, getrennt vom Material.
Muss ich auf der Rechnung auf eine Aufbewahrungspflicht hinweisen?
Bei Leistungen an oder für das Grundstück eines Privatkunden ja: Sie müssen auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden hinweisen. Ein kurzer Satz auf der Rechnung reicht aus.
Brauche ich für Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur im inländischen B2B-Bereich. Rechnungen an Privatkunden dürfen Sie weiterhin als PDF oder auf Papier ausstellen.
Werden meine Rechnungsdaten irgendwo hochgeladen?
Nein. Der Generator läuft zu 100 % lokal in Ihrem Browser — es wird nichts hochgeladen, es ist kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar.
Ist dieser Ratgeber eine Steuerberatung?
Nein. Diese Seite ist praxisorientiert und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, wie §35a EStG in Ihrem Fall anzuwenden ist.