Pflichtangaben nach §14 UStG
Als IT-Berater oder IT-Freelancer sind Sie in der Regel Freiberufler oder Gewerbetreibender — in beiden Fällen muss Ihre Rechnung die Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Fehlt eine Angabe, kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und bittet um eine Korrektur.
Diese Angaben gehören auf jede IT-Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift beider Parteien (Sie und Ihr Kunde)
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt bzw. Leistungszeitraum
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung (z. B. „16 Std. Beratung Cloud-Migration“)
- Entgelt (netto), Steuersatz und Steuerbetrag — oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Typische Positionen auf einer IT-Rechnung
IT-Leistungen lassen sich meist klar in Positionen aufschlüsseln. Eine transparente Auflistung nach Art der Leistung, Menge und Einzelpreis vermeidet Rückfragen und macht die Rechnung prüffähig.
Häufig abgerechnete Positionen sind:
- Beratung / Entwicklung nach Stundensatz (Menge × Std.-Satz)
- Projektpauschale für ein klar abgegrenztes Arbeitspaket
- Bereitschaft / Support-Retainer (z. B. monatliche Pauschale)
- Reisezeit oder Spesen, sofern vertraglich vereinbart
Reverse-Charge bei EU-Kunden (B2B)
Beraten Sie ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, verlagert sich die Steuerschuld in der Regel auf den Kunden — das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Sie weisen dann keine deutsche Umsatzsteuer aus, sondern rechnen netto ab.
Damit das korrekt ist, muss die Rechnung zwei Dinge enthalten: die USt-IdNr. beider Parteien und einen ausdrücklichen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
- Ihre USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Kunden auf der Rechnung angeben
- Hinweis ergänzen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Reverse-Charge)
- Kein Umsatzsteuerbetrag — der Nettobetrag ist zugleich der Rechnungsbetrag
- Umsatz zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) melden
Wenn der Kunde eine XRechnung verlangt
Viele öffentliche und größere Auftraggeber akzeptieren keine reine PDF mehr, sondern verlangen eine E-Rechnung im strukturierten Format — häufig eine XRechnung (XML nach EN 16931). Seit dem 1. Januar 2025 muss ohnehin jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellungspflicht im B2B greift gestaffelt ab 2027 bzw. 2028.
Eine einfache PDF gilt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Für öffentliche Auftraggeber (B2G) brauchen Sie oft zusätzlich eine Leitweg-ID; die Käuferreferenz (BT-10) ist Pflichtfeld.
Nummerierung und Aufbewahrung
Vergeben Sie Rechnungsnummern lückenlos und fortlaufend — ein einfaches Schema wie „2026-0001“ reicht. Doppelte oder springende Nummern sind bei einer Betriebsprüfung ein Angriffspunkt.
Rechnungen müssen Sie 8 Jahre aufbewahren (§14b UStG, GoBD). Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Strukturierte E-Rechnungen bewahren Sie im Originalformat (XML) auf.
Häufige Fragen
Welchen Steuersatz muss ich als IT-Berater ausweisen?
IT-Beratung und -Entwicklung unterliegen im Inland dem Regelsteuersatz von 19 %. Bei EU-B2B-Kunden greift dagegen meist das Reverse-Charge-Verfahren — dann weisen Sie keine Umsatzsteuer aus.
Was gehört bei Reverse-Charge auf die Rechnung?
Die USt-IdNr. von Ihnen und Ihrem Kunden sowie der ausdrückliche Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Ein Umsatzsteuerbetrag wird nicht ausgewiesen.
Muss ich als IT-Freelancer eine XRechnung ausstellen?
Gegenüber öffentlichen Auftraggebern (B2G) meist ja. Im inländischen B2B gilt die Ausstellungspflicht gestaffelt: ab 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber schon seit dem 1. Januar 2025.
Reicht eine PDF-Rechnung noch aus?
Für Privatkunden und viele kleine B2B-Kunden ja. Seit 2025 gilt eine einfache PDF aber nur als „sonstige Rechnung“ und nicht als E-Rechnung — verlangt der Kunde eine E-Rechnung, brauchen Sie ein strukturiertes Format wie die XRechnung.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
8 Jahre (§14b UStG, GoBD). Strukturierte E-Rechnungen bewahren Sie im Originalformat auf, also die XML-Datei — nicht nur einen Ausdruck oder eine PDF-Kopie.
Erstellt dieses Tool eine XRechnung für mich?
Ja. Das Tool erzeugt eine gültige XRechnung (XML nach EN 16931) samt lesbarer PDF — vollständig im Browser. Es ist aber kein Versandportal: Es überträgt nichts an Behörden und lädt nichts hoch.