Pflichtangaben nach §14 UStG
Ob Sie als Freelancer, Agentur oder Nebenberufler abrechnen: Jede Rechnung an ein Unternehmen muss die gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Fehlt eine davon, kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht ziehen — und bittet Sie um eine Korrektur.
Diese Angaben gehören auf jede Webdesign-Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung (z. B. „Screendesign Startseite“, „Umsetzung 5 Templates“)
- Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistung (oft „Leistungsdatum = Rechnungsdatum“)
- Entgelt (netto), Steuersatz und Steuerbetrag — oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Typische Positionen einer Webdesign-Rechnung
Webprojekte bestehen selten aus einer einzigen Position. Trennen Sie die Leistungen klar auf — das schafft Transparenz beim Kunden und erleichtert Ihnen die Kalkulation bei Folgeprojekten. Bewährt hat sich diese Struktur:
- Konzept & Design — Wireframes, Screendesign, Prototyp (Pauschale oder Stundensatz)
- Umsetzung & Entwicklung — Frontend/Backend, CMS-Integration, Responsive-Anpassung
- Hosting-Weiterberechnung — durchgereichte Server-/Domainkosten, klar als eigene Position
- Wartung & Retainer — monatliche Betreuung, Updates, Support als wiederkehrende Leistung
- Nutzungsrechte — Einräumung der Rechte am Design/Code, ggf. als separate Position ausgewiesen
Umsatzsteuer oder Kleinunternehmer (§19 UStG)?
Standardfall: Sie weisen 19 % Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung stehen dann Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag getrennt.
Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, etwa: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Sie ziehen dann aber auch keine Vorsteuer aus Ihren eigenen Ausgaben.
EU-Kunden und Reverse-Charge
Rechnen Sie eine Web-Dienstleistung an einen Unternehmenskunden in einem anderen EU-Land ab, greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren: Sie stellen ohne deutsche Umsatzsteuer aus, der Kunde schuldet die Steuer in seinem Land.
Dafür brauchen Sie die gültige USt-IdNr. des Kunden auf der Rechnung, Ihre eigene USt-IdNr. sowie den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Reverse-Charge). Solche Umsätze melden Sie zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung.
Freiberuflich oder gewerblich?
Ein häufiger Irrtum: Nicht jede kreative Tätigkeit ist automatisch freiberuflich. Reines Webdesign und Webentwicklung werden vom Finanzamt oft als gewerblich eingestuft — mit der Folge, dass Gewerbeanmeldung und ggf. Gewerbesteuer anfallen.
Für die Rechnung selbst ändert das wenig: Die Pflichtangaben nach §14 UStG gelten so oder so. Relevant ist die Einordnung vor allem für Anmeldung, Kammerzugehörigkeit und Steuerart. Wie Ihre konkrete Tätigkeit gewertet wird, klärt im Zweifel Ihr Finanzamt oder Steuerberater.
Häufige Fragen
Welche Angaben muss eine Webdesign-Rechnung enthalten?
Alle Pflichtangaben nach §14 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Menge der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettoentgelt sowie Steuersatz und -betrag bzw. den Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Wie rechne ich Hosting und laufende Wartung ab?
Führen Sie Hosting-Weiterberechnung und Wartung als eigene Positionen auf. Wiederkehrende Leistungen wie einen monatlichen Wartungs-Retainer rechnen Sie am besten regelmäßig mit eigener, fortlaufender Rechnungsnummer ab.
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?
Nein. Nach §19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, müssen aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung setzen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen dennoch.
Was gilt bei Kunden in anderen EU-Ländern?
Bei B2B-Leistungen greift meist das Reverse-Charge-Verfahren: Sie stellen ohne deutsche USt aus, nennen beide USt-IdNr. und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Den Umsatz melden Sie in der Zusammenfassenden Meldung.
Ist Webdesign freiberuflich oder gewerblich?
Reines Webdesign und Webentwicklung werden häufig als gewerblich eingestuft. Für die Rechnungspflichtangaben spielt das keine Rolle — für Anmeldung und Steuerart schon. Die Einordnung im Einzelfall klärt das Finanzamt.
Erstellt dieses Tool eine E-Rechnung für meine Web-Leistungen?
Das Tool erzeugt vollständig im Browser eine XRechnung (XML nach EN 16931) sowie ein lesbares PDF — kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Upload. Es ist keine Versandplattform und übermittelt nichts an Behörden oder Portale.