Die Pflichtangaben nach §14 UStG
Ob Katalogberuf oder freies Gewerbe: Jede Rechnung muss dieselben gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Fehlt eine davon, kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht ziehen — und bittet Sie um eine korrigierte Rechnung. Prüfen Sie deshalb jede Rechnung vor dem Versand gegen die folgende Liste.
- Vollständiger Name und Anschrift beider Parteien (Ihre und die des Kunden)
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der Leistung
- Das Entgelt (Nettobetrag) je Steuersatz
- Angewandter Steuersatz und Steuerbetrag — bzw. bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum)
Freiberufler oder Gewerbe — was gilt für Sie?
Freiberufler üben einen sogenannten Katalogberuf oder eine ähnliche Tätigkeit nach §18 EStG aus — etwa Ärztinnen, Rechtsanwälte, Steuerberater, Journalistinnen, Übersetzer, Ingenieure oder viele künstlerische und beratende Berufe. Wer dazu zählt, braucht keine Gewerbeanmeldung und zahlt keine Gewerbesteuer; die Anmeldung erfolgt direkt beim Finanzamt.
Für die Rechnung selbst macht diese Einordnung keinen Unterschied: Die Pflichtangaben nach §14 UStG gelten für Freiberufler wie für Gewerbetreibende gleichermaßen. Ob Sie freiberuflich oder gewerblich eingestuft werden, entscheidet im Zweifel das Finanzamt — das ist eine steuerliche Einordnung, keine Frage der Rechnungsstellung.
Kleinunternehmer nach §19 UStG
Viele Freiberufler starten als Kleinunternehmer nach §19 UStG. Dann weisen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führen auch keine ab — im Gegenzug können Sie keine Vorsteuer geltend machen.
Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört dann ein kurzer Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, zum Beispiel: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alle übrigen Pflichtangaben bleiben unverändert bestehen.
Die kommende E-Rechnungspflicht im B2B
Im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen (B2B) kommt die E-Rechnung — ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, keine einfache PDF. Seit dem 1. Januar 2025 muss bereits jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; das gilt auch für Kleinunternehmer und Freiberufler.
Die Pflicht zum Ausstellen greift gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 1. Januar 2028 dann für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleiben ausgenommen. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
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Häufige Fragen
Brauche ich als Freiberufler eine Gewerbeanmeldung?
Nein. Katalogberufe und ähnliche freiberufliche Tätigkeiten nach §18 EStG melden sich direkt beim Finanzamt an und benötigen keine Gewerbeanmeldung. Für die Rechnungsstellung selbst ändert diese Einordnung nichts — die Pflichtangaben nach §14 UStG gelten immer.
Welche Angaben muss meine Rechnung enthalten?
Nach §14 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Entgelt, Steuersatz und -betrag bzw. einen Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie den Leistungszeitpunkt.
Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?
Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und ergänzen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alle übrigen Pflichtangaben bleiben gleich, der Rechnungsbetrag ist der Nettobetrag.
Muss ich als Freiberufler schon jetzt E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen: ja, das gilt im B2B seit dem 1. Januar 2025 für alle. Ausstellen: erst ab 1. Januar 2027 (bei über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 1. Januar 2028 für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit.
Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?
An Privatkunden und bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ja. Im inländischen B2B gilt eine einfache PDF seit 2025 aber nur als „sonstige Rechnung“ und wird die strukturierte E-Rechnung mit den genannten Fristen nicht mehr ersetzen.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz 8 Jahre (§14b UStG, GoBD) — zuvor waren es 10 Jahre.