Diese Pflichtangaben gehören auf jede Fotografen-Rechnung
Eine Rechnung ist erst gültig, wenn sie alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthält. Das gilt unabhängig davon, ob Sie ein Hochzeitspaar, eine Agentur oder ein Unternehmen abrechnen. Fehlt eine Angabe, kann Ihr Auftraggeber die Rechnung beanstanden — und bei Geschäftskunden den Vorsteuerabzug verlieren.
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Auftraggeber
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung (z. B. „Portrait-Shooting, 2 Std.“)
- Leistungszeitpunkt bzw. Leistungszeitraum (das Datum des Shootings)
- Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag — oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Typische Positionen: Shooting, Bearbeitung, Nutzungsrechte, Reise
Rechnen Sie Ihre Leistung transparent in einzelnen Positionen ab, statt eine Pauschale zu nennen. Das schafft Vertrauen, macht Nachfragen überflüssig und begründet Ihren Preis nachvollziehbar. Übliche Posten einer Fotografen-Rechnung sind:
- Shooting / Fotoproduktion — nach Stunden, Halbtag oder Tagessatz
- Bildbearbeitung / Retusche — pro Bild oder als Pauschale
- Nutzungsrechte / Lizenz — Umfang, Dauer und Gebiet der Verwendung
- Reisekosten — Kilometerpauschale, Bahn, ggf. Übernachtung
- Weitergabe von Fremdkosten wie Studiomiete, Visagist oder Requisite
Nutzungsrechte und Urheberrecht separat ausweisen
Als Fotografin oder Fotograf sind Sie Urheber Ihrer Bilder. Mit dem Bezahlen der Rechnung erwirbt Ihr Kunde nicht automatisch alle Rechte — er erhält nur die Nutzungsrechte, die Sie ihm einräumen. Halten Sie deshalb auf der Rechnung fest, wofür die Bilder verwendet werden dürfen.
Konkret bedeutet das: Beschreiben Sie Umfang (z. B. nur Web, oder auch Print), Dauer (befristet oder unbefristet), Gebiet und ob eine exklusive oder einfache Nutzung vereinbart ist. Eine breite, zeitlich unbegrenzte oder exklusive Lizenz rechtfertigt einen höheren Preis als eine einmalige Web-Nutzung.
Umsatzsteuer oder Kleinunternehmer nach §19 UStG?
Ob Sie Umsatzsteuer ausweisen, hängt von Ihrem Status ab. Als regelbesteuerte(r) Fotograf(in) weisen Sie den Nettobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag getrennt aus. Auf viele fotografische Leistungen fallen 19 % an; für bestimmte künstlerisch-urheberrechtliche Leistungen kann der ermäßigte Satz von 7 % gelten — die Einordnung ist im Einzelfall zu prüfen.
Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Dann gehört auf die Rechnung ein Hinweis wie „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ohne diesen Hinweis ist die Rechnung unvollständig.
Brauchen Sie eine E-Rechnung?
Rechnen Sie Privatkunden ab — etwa Hochzeits- oder Familienfotografie —, genügt weiterhin eine klassische Rechnung als PDF oder auf Papier. Fotografieren Sie dagegen für Unternehmen (B2B), greift die E-Rechnungspflicht schrittweise: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025, die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027 für Umsätze über 800.000 € und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 — zum Beispiel eine XRechnung (XML). Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen. Rechnungen bewahren Sie 8 Jahre auf.
In wenigen Schritten zur fertigen Rechnung
So erstellen Sie Ihre Fotografen-Rechnung schnell und ohne Anmeldung:
- Ihre Daten und die des Kunden eintragen (Name, Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr.)
- Positionen anlegen: Shooting, Bildbearbeitung, Nutzungsrechte, Reisekosten
- Umsatzsteuer wählen oder den §19-Hinweis setzen (Kleinunternehmer)
- Leistungsdatum, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ergänzen
- Als PDF und — für Geschäftskunden — als XRechnung (XML) herunterladen
Häufige Fragen
Welche Angaben muss eine Fotografen-Rechnung enthalten?
Alle Pflichtangaben nach §14 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Menge der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettoentgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag — oder bei Kleinunternehmern der Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Wie rechne ich Nutzungsrechte ab?
Weisen Sie die Nutzungsrechte als eigene Position aus und beschreiben Sie Umfang, Dauer, Gebiet und Exklusivität. Da Sie als Urheber die Rechte einräumen, sollte die Rechnung klar festhalten, wofür der Kunde die Bilder verwenden darf. Eine breite oder unbefristete Lizenz rechtfertigt einen höheren Preis.
Muss ich als Fotograf 19 % oder 7 % Umsatzsteuer berechnen?
Auf viele fotografische Leistungen fallen 19 % an. Für bestimmte künstlerisch-urheberrechtliche Leistungen kann der ermäßigte Satz von 7 % gelten — die genaue Einordnung ist im Einzelfall und am besten mit Ihrem Steuerberater zu klären. Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus.
Reicht als Kleinunternehmer eine einfache Rechnung?
Ja, Sie weisen keine Umsatzsteuer aus, brauchen aber den Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alle übrigen Pflichtangaben gelten weiterhin. Im B2B-Bereich müssen auch Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, sind vom Ausstellen aber befreit.
Brauche ich für Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Für Privatkunden — etwa in der Hochzeits- oder Porträtfotografie — genügt weiterhin eine klassische Rechnung als PDF oder auf Papier. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur inländische Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B).
Werden meine Rechnungsdaten hochgeladen?
Nein. Dieses Tool erstellt PDF und XRechnung vollständig lokal in Ihrem Browser. Ihre Daten verlassen Ihr Gerät nicht, und es werden keine Rechnungen an ein Portal oder eine Behörde gesendet — das Tool ist keine Übertragungsplattform.